準備万端のつもりでも、本番にはトラブルがつきものです。Zoomミーティングの途中で困ったことが起こったら以下のように対処しましょう。
説明会を主催するケースを想定
この記事では、自分がZoomミーティングの主催者となり、数十名〜数百名規模の「●●説明会」を開催するケースを想定しています。
あると便利な３種の神器
- ノートPCの電源コードとACアダプター。念のため延長コードも
- ノートPCを乗せる台。買い物カゴぐらいの高さがあれば机の上でベストポジション
- イヤホンマイク
この３つは、実際に説明会をやってみて「あった方が便利」と痛感したものです。
オススメの設定をご紹介します
結論を先に知りたい人のために、まずはオススメの設定をご紹介します。「とりあえずこれだけ設定しておけば大丈夫」というものです。現場でのチェックリスト代わりにお使いください。
- 「セキュリティ」タブ
- ［ ］ミーティングをロックする
- ［レ］待合室を有効にする
- ［レ］プロフィール画像を隠す
- 参加者に次の操作を許可する：
- ［ ］画面を共有する
- ［レ］チャットする
- ［ ］自分の名前を変更する
- ［ ］自分のミュートを解除する
- ［ ］ビデオを開始する
ミーティングルーム下部の「チャット」タブ＞「チャットします。」ウィンドウ右下の「…」＞出席者が次の参加者とチャットするのを許可します。＞「ホストのみ」にチェックを付ける
ミーティングルーム下部の「参加者」タブ＞「参加者」ウィンドウ右下の「更なる情報」＞「エントリー時に参加者をミュート」にチェックを付ける＞「参加者が自身の機器の音声をミュート解除することを許可」のチェックを外す＞「続行」を押す
Zoomアプリ＞設定＞「ビデオ」タブ＞「ビデオなしの参加者を非表示」にチェックを付ける
なお、参加者はホストに無断で録画できない仕組みになっています。ご安心ください。設定は不要です。
待合室にいる参加者にメッセージを送りたい
当日になって急遽予定が変更になり、待合室で待機している参加者にその旨を伝える必要が生じてしまったーー。そんなときは以下のようにします。
ミーティングルーム下部の「参加者」タブ＞「参加者」ウィンドウで「待合室」に参加者がいることを確認＞右上の「Message」＞チャットウィンドウで「宛先」が「全員（in Wating Room）になっていることを確認＞チャットウィンドウにメッセージを入力してから「return」キーまたは「enter」キーを押す
こうすれば、待合室にいる参加者にメッセージを送れます。
ミーティング中に参加者のプロフィール画像を非表示にしたい
大規模な説明会では、参加者のビデオを停止することが多いです。
参加者のビデオを停止した場合、参加者が自分のプロフィール画像を設定していると参加者の枠にはプロフィール画像と名前が表示されます。そうでなければ参加者の枠には参加者の名前のみが表示されます。
このとき、参加者のプロフィール画像が、公の場にふさわしくない「ヤンチャな画像」の場合は以下のように設定を変更しましょう。
ミーティングルーム下部の「セキュリティ」タブ＞「プロフィール画像を非表示にします」にチェックを付ける
こうしておけば、すべての参加者のプロフィール画像は表示されなくなり、参加者の名前のみが表示されるようになります。
ちなみに、待合室ではプロフィール画像を非表示にすることはできません。
ミーティング中に参加者の名前を変更したい
参加者の中には、公の場にふさわしくない「ヤンチャな名前」を付けている人がいるものです。この場合は２段階で対処するといいですよ。
ミーティングルーム下部の「セキュリティ」タブ＞参加者に次を許可：＞「自分の名前を変更」のチェックを外す
こうしておけば、すべての参加者は自分自身で自分の名前を変更できなくなり、イタチごっこになるのを防げます。
ミーティングルーム下部の「参加者」タブ＞「参加者」ウィンドウで、名前を変更したい参加者にマウスカーソルを合わせる＞詳細＞名前を変更＞適切な名前を入力し「名前を変更」を押す
こうすれば、主催者はミーティング中に参加者の名前を何度でも自由に変更できます。
ちなみに、待合室では参加者の名前を変更することはできません。
パトロールしやすくしたい
不適切なプロフィール画像や名前がないかパトロールするときは、参加者をタイル状に一覧表示できる「ギャラリービュー」が便利です。が、初期値では１画面に最大25名しか表示できません。大規模ミーティングになると画面を何枚も切り替えるのがひと苦労です。
Zoomアプリ＞設定＞「ビデオ」タブ＞ギャラリービューに表示する最大人数の「49名」にチェックを付ける
こうしておけば、大規模ミーティングであっても画面の切り替えが最小限で済み、巡回パトロールがしやすくなります。
参加者のマイクやビデオを消したい
ミーティングルーム下部の「参加者」タブ＞「参加者」ウィンドウで、マイクやビデオを消したい参加者にマウスカーソルを合わせる＞「ミュート」を押す
ミーティングルーム下部の「参加者」タブ＞「参加者」ウィンドウで、マイクやビデオを消したい参加者にマウスカーソルを合わせる＞詳細＞「ビデオを停止」を押す
参加者がマイクやビデオを勝手にオンにできないようにしたい
いくらお願いしても、マイクやビデオを勝手にオンにする参加者はいるものです。手が滑ることだってありますしね。そんなときは以下のように設定しましょう。
ミーティングルーム下部の「セキュリティ」タブ＞参加者に次を許可：＞「自分のミュートを解除」のチェックを外す
ミーティングルーム下部の「セキュリティ」タブ＞参加者に次を許可：＞「ビデオを開始する」のチェックを外す
こうしておけば、参加者はマイクやビデオを勝手にオンにできなくなります。一時的に参加者のマイクやビデオをオンにしたいときは、主催者は手動で個別にミュートの解除やビデオの開始を参加者に求めればオーケーです。
参加者どうしでチャットできないようにしたい
参加者のマイクをオフにしておけば、参加者どうしのおしゃべりは防げます。が、それだけではチャットでの参加者どうしのおしゃべりは防げません。参加者どうしのチャットを防ぐには以下のようにします。
ミーティングルーム下部の「チャットします。」タブ＞「チャットします。」ウィンドウ右下の「…」＞出席者が次の参加者とチャットするのを許可します。＞「ホストのみ」にチェックを付ける
こうしておけば、参加者は主催者とのみチャットができ、参加者どうしでチャットするのを防げます。
ヤバイ画像を晒せないようにしたい
参加者がヤバイ画像や動画などを、他の参加者に見せられないようにするには以下のようにします。
ミーティングルーム下部の「セキュリティ」タブ＞「画面を共有」のチェックを外す
このように画面共有をオフにしておけば、参加者は他の参加者に画面を見せられなくなります。
入室時に自動でミュートしたい
ミーティングルーム下部の「参加者」タブ＞「参加者」ウィンドウ右下の「更なる情報」＞「エントリー時に参加者をミュート」にチェックを付ける＞「参加者が自身の機器の音声をミュート解除することを許可」のチェックを外す＞「続行」を押す
こうしておけば、これから入室してくる参加者のマイクはすべて自動的にミュートになります。さらに参加者は勝手にマイクのミュートを解除することもできなくなります。
全員まとめてミュートしたい
すでに入室している参加者に加え、これから入室してくる参加者のマイクもまとめてミュートしたいときは以下のようにします。
ミーティングルーム下部の「参加者」タブ＞「参加者」ウィンドウ右下の「全てをミュート」＞「参加者が自身の機器の音声をミュート解除することを許可」のチェックを外す＞「続行」を押す
こうしておけば、参加済みの人、これから参加する人、すべてのマイクをワンタッチで一斉にミュートできます。さらに参加者が勝手にマイクのミュートを解除することもできなくなります。
入室禁止にしたい
待合室にもミーティングルームにも入室できないようにするには以下のようにします。
ミーティングルーム下部の「セキュリティ」タブ＞「ミーティングをロック」にチェックを付ける。さらに「待機室を有効化」のチェックを外す
待合室を使えるようにしておくと、いちいち入室の許可を求められて鬱陶しいです。ミーティングを邪魔されたくないのであれば、このように設定しておいた方が無難です。
参加者が何もできないようにしたい
ミーティング荒らしなどの緊急事態が発生したら以下のようにします。
ミーティングルーム下部の「セキュリティ」タブ＞「参加者アクティビティーを一時停止」にチェックを付ける
こうしておけば、参加者は何もできなくなります。
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