自分が主催者（＝ホスト）となり、40分を越える、数十名〜数百名規模のZoomミーティングを開催するとき、どんなことに気を付ければいいんでしょうか？
有料アカウントか？
上記の場合、ホストとなるPCには有料アカウントが必要です。ミーティング当日が有料期間から外れないよう、契約期間を確認し、必要に応じて契約を更新しておきましょう。
ライセンスユーザーか？
| アカウントの種類 | ユーザーの種類 |
|---|---|
| 有料アカウント | ラインセスユーザー |
| 有料アカウント | ベーシック |
| 無料アカウント | ベーシック |
さらに重要なのは「ライセンスユーザー」になっているかです。
有料アカウントであっても40分制限を受ける「ベーシック」ユーザーになっている場合は、あらかじめZoomのWebサイトにログインし、ライセンスを変更する（＝付け替える）必要があります。
これを知らずに、あやうく40分でミーティングが打ち切られるところでした…。
ミーティングは作ったか？
四半期ごと、学期ごとのように、ある程度決まったタイミングで開催するミーティングは「定期ミーティング」として作り置きしておいた方が、後々の運用がラクです。
単発ミーティングで作っちゃうと、毎回ミーティングIDが変更され、参加者が混乱します。
参加者の画と音は切ったか？
入室時から参加者の映像と音声を強制的にオフにするには、ミーティングを作る際に下記のように設定します。ミーティングが始まってから個別にオフるのは非効率です。
- 映像：ビデオ＞参加者＞「オフ」にチェック
- 音声：オプション＞表示＞「入室時に参加者をミュートにする」にチェック
参加者の音声オフの初期設定を忘れた場合は、ミーティング中に下記のようにします。
「参加者」タブ＞下部の「全員をミュート」＞「参加者に自分のミュート解除を許可」のチェックを外す＞「全員をミュート」
ミーティング中に特定の参加者のみ映像や音声を復活させたい場合は、その参加者名の右端にあるマイクアイコン、ビデオアイコンを押せばオーケーです。
参加者に連絡したか？
連絡のタイミングはお任せですが、規模が大きくなるほど余裕を持って、遅くとも１週間前までには周知しておいた方が無難です。ミーティングの詳細は下記の方法でカンタンにコピペできます。
ZoomのWebサイトにログイン＞ミーティング＞予定されているミーティング＞該当のミーティング名を押す＞招待状をコピー＞ミーティング招待状をコピー＞ミーティングURL、ミーティングID、パスコードをメールなどに貼り付けてから送信する
有線LANにつないだか？
ホストと演者のPCは、可能限り有線LANにつないだ方が安心です。Wi-Fiだと映像が固まったり、音声が途切れるリスクが高いです。無線は生モノ。実際、Wi-Fiで失敗しました。
とくに演者のPCを持ち込む部屋を手配する際は、有線LANポートがある部屋を押さえるようにしましょう。
リハーサルはしたか？
たとえ本番直前に進行台本が差し替えになったとしても、リハーサルは絶対に行なった方がいいです。とくに、初めてやるような試みがある場合はなおさらです。
実際、参加者の１人がPowerPointのスライドショーを画面共有しようとしたところ、発表者ツールの画面を共有してしまい、前後のスライドや設定ボタンなど余計なものを別の大勢の参加者に見せてしまった苦い経験があります。
画面共有のやり方は大丈夫か？
PowerPointのスライドショーを画面共有する方法はいくつかありますが、下記の方法がスムーズでオススメです。チョイ長いですが、素振り、素振り、また素振り、の繰り返し練習しかありません。
プレゼンしたいPowerPointファイルを開く＞「F5」キー＞スライドが全画面に表示される＞「alt」キーを押したまま「tab」キーをポンポンと押し、Zoomアプリに切り替える＞下部ツールバーの「画面共有」を押す＞「ベーシック」タブ＞サムネイルの中から、スライドが全画面表示されているウィンドウを押す＞左下の「サウンドを共有」にチェック＞右下の「共有」を押す＞全画面表示されているスライドが参加者の画面に表示され、発表者の声も聞こえる
ポイントは「まずスライドを全画面表示にしてから画面共有する」ことです。「まず画面共有し、その際、PowerPointのサムネイルを押す」と全画面表示にならず、失敗します。
また、画面共有を開始するときは下部ボタン、停止するときは上部ボタン、と覚えておくといいです。
Zoomはちゃんと動いているか？
「Zoom Service Status」のページを見て、Zoomがちゃんと動いているか、メンテナンスの予定が被っていないかなどを確認しておくと安心です。メールアドレスを登録しておけば、動きがあったときにメールで知らせてくれます。
PCは再起動したか？
ホスト、演者、参加者、すべてのPCは可能な限り再起動しておくと安心です。共用PCを使う場合はPCのパスワードを仕入れておきましょう。
PCは台に載せたか？
演者のPCを台に載せると、演者の目線が上を向くため、参加者から自然に見えます。薄めの段ボール箱を重ねると、高さを調節できて便利です。
PCは電源につないだか？
ホストや演者のPCは電源につないでおくと安心です。下記のアイテムを揃えるのが理想です。
- 電源コード
- ACアダプター
- 電源タップ
- 巻き取り式延長コード
画角、照明、音量は大丈夫か？
- 実際に演者が座ったときに、バランスよく画面内に収まるか。
- 背景に邪魔なものが映り込んでいないか。
- 屋外の光をカーテンなどで遮光し、演者の顔がキレイに見えるか。
- 演者の声は相手に聞こえるか。
ウェルカムスライドとBGMは用意したか？
ミーティングが始まるまでの間、注意事項などを記載したウェルカムスライドを画面共有で表示させましょう。ウェルカムスライドは縦横比、16対９と４対３、の２種類を作っておくと安心です。
同時に、音声が聞こえるかの確認のためBGMを流しましょう。著作権フリー、無料ダウンロード、高品質なBGMはこちらのWebサイトがオススメです。
セキュリティ設定は大丈夫か？
いつもこんなふうにして使っています。
「セキュリティ」タブ
- ［ ］ミーティングのロック
- ［レ］待合室を有効にする
- ［レ］プロフィール画像を非表示
- 次のことを参加者全員に許可：
- ［ ］画面共有
- ［レ］チャット
- ［ ］名前の変更
- ［ ］自分のミュートを解除
- ［ ］ビデオの開始
- ［ ］ホワイトボードを共有
- ［ ］ローカル ファイルのレコーディングを開始
- ［ ］レコーディング権限をリクエスト
- ［ ］Zoom Appsを使ってコラボレーションを行う
- ［ ］参加者アクティビティを一時停止
参加者間のチャットを禁ずる
ミーティングルーム下部の「チャット」タブ＞チャットウィンドウ下部の「…」＞参加者のチャット対象＞「ホストと共同ホスト」にチェック
ラクに監視する
不適切なプロフィール画像や名前がないかを監視するなら「ギャラリービュー」が便利です。参加者をタイル状に一覧表示できるからです。
初期状態では１画面あたり最大25名しか表示できませんが、下記のようにすれば最大49名を一画面で監視できます。
Zoomアプリ＞設定＞ビデオ＞マイビデオ＞ギャラリービューで画面あたりに表示する最大参加者数＞「49名の参加者」にチェック
参加者の名前を変更する
公序良俗に反する参加者名を変更するには下記のようにします。
ミーティングルーム下部の「参加者」タブ＞「参加者」ウィンドウで、名前を変更したい参加者にマウスカーソルを合わせる＞詳細＞名前を変更＞適切な名前を入力し「名前を変更」を押す
入室許可をなくす
いつものメンバーでミーティングをする場合は、自由に入室してもらった方が楽チンです。
ミーティングルーム下部の「セキュリティ」タブ＞「待機室を有効にする」のチェックを外す
参加者に何もさせない
ミーティング荒らしなどの緊急事態が発生した場合は下記のようにします。
ミーティングルーム下部の「セキュリティ」タブ＞「参加者アクティビティーを一時停止」にチェック
こうすれば参加者は何もできなくなります。
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