誤爆注意!Outlookのグループメール誤送信を防ぐ方法

Macintosh

Outlookのメールを使っていて、意図しない宛先にメールを送ってしまった経験ありませんか? こうした誤爆は、とくにOutlookの「グループ」を利用している場合に頻発するようです(体験談w)。

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グループを選択しないで「新しいメッセージ」を送信する場合

ブラウザでOutlookを開きます。左の列で、例えば「受信トレイ」を選択した状態で、左上の「新しいメッセージ」を押すと、「宛先」に何も入力されていない新規メールの作成画面が表示されます。

「宛先」に任意のメールアドレスを入力し、送信すると、宛先に入力したメールアドレスにのみメールが送信されます。

赤メガネ
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これはノーマルパターンです。当然の挙動ですよね

グループを選択して「メールを送信」する場合

左の列で任意のグループを選択すると、真ん中の列にグループの概要が表示されます。そのグループ名の下にある「メールを送信」を押すと、右の列に新規メールの作成画面が表示されます。このとき「宛先」にはグループ名が自動的に入力されます。

メールを送信すると、グループに登録してあるすべてのメールアドレスに一斉送信されます。

赤メガネ
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このパターンは一斉送信とは言え、宛先を目視確認してからメールを送信できるので誤爆の心配はありません

【要注意】グループを選択して「新しいメッセージ」を送信する場合

警戒が必要なのはこのパターンです。

左の列で任意のグループを選択し、左上の「新しいメッセージ」を押すと、右の列に新規メールの作成画面が表示されます。パッと見、「宛先」には何も入力されていないように見えるんですが、実はOutlookはグループを選択していることを覚えているんですよ。

任意のメールアドレスを入力し、メールを送信すると、入力したメールアドレスに送信されるのはもちろん、さらに、選択中のグループに登録してあるすべてのメールアドレスにもメールが一斉送信されてしまうんです。

つまり「Aさんにだけメールを送ったつもりなのに、なぜかBグループの全メンバーにもメールが行っちゃったよ。どぼぢで?( ;∀;)」という誤爆が起こるわけです。

例えば、グループに届いたメールに目を通していたとき、ふと思い出して、特定の人にメールを送ろうと思ったときなんかは要注意です(実話w)。

赤メガネ
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このパターンは、宛先にグループ名がセットされていることを目視確認しようがないので、もう恐怖しかありません…

こういうときはこうしよう

こうした誤爆を防ぐうえで大切なのは、今やろうとしていることが、特定の人へのメール送信なのか、グループの全メンバーにお知らせしたいのかを意識することのようです。

赤メガネ
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これまで、何となくグループに触れてきたオレとしては恥ずかしい限りです。

特定の人にだけメールを送りたいとき

受信トレイなど、必ずグループ以外のフォルダを選択していることを確認してからメールを送信しましょう。

グループの全メンバーにメールを送りたいとき

グループを選択し、グループの概要画面にある「メールを送信」からメールを送信しましょう。

グループの全メンバーとグループに属していない人にメールを送りたいとき

基本的には、グループの全メンバーにメールを送るときと同じ方法をオススメします。さらに「宛先」に、グループに属していない人のメールアドレスを入力してからメールを送信すればオーケーです。

グループを選択して「新しいメッセージ」を送信する方法でも同様のことはできますが、前述の通り、リスキーなのでオススメしません。

オレのスキルが低いだけなのかもしれませんが、これって設定で防げないものなんですかね? 調べまくっても、答えに辿り着けませんでした。ご存知の方、教えてくださいm(_ _)m

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